根據民法第95條規定,非對話而為的意思表示,以通知達到相對人時發生效力。然而,如何證明該「通知」已達到相對人呢?實務上常使用「郵局存證信函」的方式來解決這一問題。
存證信函是一種由郵局證明發信日期及發信內容的證明函件,其操作過程包括郵局留存一份、寄件人經郵局寄發並經收件人收受後,在日後若有訴訟或糾紛時,可作為寄件人曾發出該意思表示並達到相對人的證據。此舉有助於在法律上舉證,極為方便。
存證信函的主要功能在於「備存證據」,避免口說無憑的情形,同時兼具明確告知對方、表明立場及行使權力,使法律關係生效或消滅的功能。例如,房客拖欠租金兩個月以上,房東可透過存證信函催告並要求終止租約。此外,民法第125條規定,請求權因十五年間不行使而消滅。請求權一經行使後,法定消滅時效即重新起算。行使請求權的方式包括請求、承認、起訴等,如支票持票人向發票人請求票款、債務人到期未還錢催討借款等,寄發存證信函即為一種簡便且舉證方便的方法。此外,終止或解除契約的意思表示,甚至是證明時效之遵守,也可透過存證信函來保障權益。
撰寫存證信函的內容必須清楚寫明所欲表達的「目的」,並應注意人、事、時、地、物等重要事項,避免含糊不清或使用模稜兩可的語句,以達到法律上意思表示與催告的目的。